Klantcase: UWV

UWV SMZ (Sociaal Medische Zaken) is verantwoordelijk voor het verwerken, analyseren en vertalen van data naar informatieproducten die essentieel zijn voor besluitvorming. Binnen deze keten werken meerdere afdelingen samen, waarin verschillende teams afhankelijk zijn van elkaar om tot waardevolle inzichten te komen.

De vraag

Binnen UWV SMZ bleek dit ketenproces niet optimaal te functioneren. Teams beschikten niet altijd tijdig over de juiste informatie, communicatie verliep via verschillende lijnen en verantwoordelijkheden waren onduidelijk verdeeld.

Hierdoor ontstond een situatie waarin verzoeken niet via de juiste processen liepen en prioritering ontbrak. Dit leidde tot inefficiëntie en vertraging.

De centrale vraag in dit project was dan ook:
Hoe kan UWV SMZ het ketenproces van ‘ruwe data naar informatie’ optimaliseren, zodat informatievoorziening tijdiger wordt en samenwerking tussen teams structureel verbetert?

Aanpak

Om dit vraagstuk te beantwoorden is Student Consultant gestart met een analyse van de huidige situatie. Door middel van interviews met betrokken stakeholders in de keten is inzicht verkregen in de bestaande processen, knelpunten en onderlinge samenwerking.

Op basis van deze inzichten is een gap-analyse uitgevoerd waarin de huidige en gewenste situatie tegenover elkaar zijn gezet. Hierbij is niet alleen gekeken naar processen, maar ook naar governance, communicatie en verantwoordelijkheden.

Vervolgens is een gewenste situatie uitgewerkt, inclusief een helder procesmodel en een RASCI-structuur om rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren. Ook is een implementatieroadmap opgesteld, waarin stapsgewijs wordt beschreven hoe UWV SMZ van de huidige naar de gewenste situatie kan bewegen.

Resultaat

Het project resulteerde in een concreet en uitvoerbaar advies met als kern het implementeren van een centraal loket binnen de keten. Dit loket fungeert als één centraal punt waar alle veranderverzoeken worden verzameld, geanalyseerd en geprioriteerd.

Door deze centrale structuur ontstaat er één duidelijke communicatielijn, worden verantwoordelijkheden transparant en vindt prioritering plaats op ketenniveau in plaats van per afdeling. Dit zorgt voor betere afstemming tussen teams en voorkomt dat verzoeken buiten het proces om verlopen.

Het verwachte effect is een significante verbetering in zowel de tijdigheid als de kwaliteit van de informatievoorziening. Daarnaast leidt het tot een sterkere samenwerking tussen de verschillende afdelingen