Meten is weten: effectief gebruik maken van data

22-06-2021

Geschreven door Stijn de Bruijn

Organisaties kunnen niet meer om het gebruik van data heen. Het effectief omzetten van data in bruikbare informatie helpt organisaties betere beslissingen te maken, bedrijfsprocessen te optimaliseren en gerichter in te spelen op de wensen van klanten. Eén van de bekende koplopers hierin is Amazon, die dagelijks, door gebruik te maken van data, duizenden wijzigingen kan doorvoeren waardoor klanten optimaal benaderd worden. Meer en meer organisaties streven om data gedreven te worden zodat ze de concurrentie voor blijven. Aan de andere kant bestaan er veel organisatie die over veel data beschikken maar eigenlijk niet weten welke data ze precies in hun bezit hebben, laat staan hoe deze data het bedrijf kan helpen. De eerste stap is al gezet want uit het lezen van dit artikel blijkt dat u de toegevoegde waarde van het gebruik van data voor uw organisatie inziet. Er hangt een stigma omtrent data dat het ingewikkelde algoritmes betreft en er komen vaak abstracte termen als 'Big Data' of 'Data Mining' voorbij. Dit artikel laat zien dat het doelmatig inzetten van data helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn en helpt daarnaast uw organisatie op weg om deze data transitie te initiëren door antwoord te geven op de vraag: "Hoe nu verder?"

Hierboven werden al kort een aantal voordelen van het gebruik van data beschreven zoals het maken van betere beslissingen, het versoepelen van bedrijfsprocessen en het gerichter inspelen op klantwensen. Remco Viergever, consultant binnen BluPoint met jarenlange data- en informatiemanagement projecten ervaring, voegt hier drie belangen voor organisaties aan toe. (I) Het inzicht in eigen data helpt bedrijven om de risico's van het doorvoeren van een wijzigingen in de systemen te pinpointen. Dit doordat ze gerichter weten waar ze de wijziging kunnen doorvoeren en het effect zien op de andere systemen. (II) Daarnaast helpt het inzicht in data bij migraties doordat de data schoon, kwalitatief goed en volledig is. Deze reden blijft vaak onbelicht maar is belangrijk wanneer bedrijven bijvoorbeeld besluiten te fuseren en de data van het ene landschap naar het andere landschap wordt overgezet. (III) Verder helpt het om bedrijven te voldoen aan de wet- en regelgeving omtrent gegevens. Kortom, het doelmatig gebruik maken van data kent vele voordelen voor uw organisatie.

Zo, uw organisatie ziet de voordelen van het gebruik van data in en wil aan de slag gaan maar waar te beginnen? Volgens Remco start het met inzicht. Het is belangrijk voor organisaties om inzicht te krijgen in de data die door de organisatie heen stroomt. Een essentiële stap is het in kaart brengen van de gegevens die tussen de systemen vloeien met de processen die daaraan verbonden zijn. Verder is het interessant om inzichtelijk te krijgen hoe deze gegevens überhaupt het systeem zijn binnengekomen en waar ze eruit gaan. Een organisatie met werknemers die interesse hebben in data of zelfs al data werknemers in dienst heeft en in het bezit is van gedocumenteerde processen vereenvoudigd het inzichtelijk maken van de data. Wanneer de datastromen inzichtelijk zijn heeft de organisatie een compleet overzicht van alle data die er is en welke gegevens momenteel benut worden of onbenut blijven. Dit helpt om het pad uit te zetten om de data effectief te gaan gebruiken.

Voordat deze route daadwerkelijk bewandeld kan worden is het volgens Remco belangrijk om ervoor te zorgen dat aan drie randvoorwaarden voldaan wordt. Allereerst is het belangrijk dat iedereen binnen de organisatie 'on the same page' is want het gebruik van data moet door iedereen gedragen worden. Het is hiervoor van belang om het profijt duidelijk te communiceren want voor velen kan het een 'ver van mijn bed show zijn' of de indruk geven dat het een negatief effect zal hebben op zijn of haar werkzaamheden. Daarnaast is het belangrijk om te realiseren dat data gedreven wordt door de business en dat data dus puur ter ondersteuning is. Het gebruik van data moet dus afgestemd zijn op de strategische bedrijfsdoelstellingen. Hierin komt de eerste randvoorwaarde terug omdat de afstemming duidelijk gecommuniceerd en gedragen dient te worden binnen de gehele organisatie. Als derde randvoorwaarde is het belangrijk om de juiste mensen in huis te hebben die beschikken over de gevraagde competenties en deze op de juiste plek te zetten. Niet alleen IT-specialisten die de data ontsluiten, maar ook generalisten die het overzicht over de gehele organisatie bewaren zijn hiervoor nodig.

De data is inzichtelijk en aan de randvoorwaarden wordt voldaan, dus "What's next?". Vanaf hier kunnen er veel verschillende paden uitgestippeld worden, omdat het gebruik van data afgestemd wordt aan de bedrijfsdoelstellingen en dit verschilt per bedrijf. Desalniettemin is het volgens Remco voor iedere organisatie belangrijk om een beleid te schrijven over hoe de data volledig, schoon en inzichtelijk blijft. In de data governance wordt bijvoorbeeld opgenomen hoe er omgegaan wordt met de data, de rapportages, het up-to-date houden van de data, nieuwe data, etc. Daarnaast kunnen hierin de processen, tools, en benodigde competenties beschreven worden en hoe deze vergaard kunnen worden zoals het trainen en opleiden van huidige werknemers of IT-specialisten van buitenaf aantrekken.

Het daadwerkelijke pad verschilt dus per organisatie vanwege haar bedrijfsdoelstellingen. Eenmaal bij deze splitsing aangekomen beginnen sommige organisaties met het schrijven van algoritmes terwijl anderen hun eigen data eerst verrijken met 'open data'. Student Consultant en BluPoint helpen organisaties echter om hun data eerst inzichtelijk te maken en vervolgens een juiste pad neer te zetten door samen met de business naar de data transitie te kijken. Verder helpen Student Consultant en BluPoint met de transitie door de juiste mensen aan te stellen en een draagvlak te creëren binnen de organisatie voor het gebruik van data.

Bent u benieuwd hoe Student Consultant en BluPoint uw organisatie kunnen helpen met het doelmatig inzetten van data, neem dan vrijblijvend contact met ons op.  

Wilt u meer weten?

Neem dan contact op met Stijn de Bruijn! Hij vertelt u graag meer over het effectief inzetten van data.